Ralf W. Balz · Individualsoftware für KMU

Ihre Abläufe funktionieren.
Aber warum dauern sie so lange?

Ich entwickle für KMU individuelle Software, wenn Excel, alte Programme, doppelte Datenerfassung und manuelle Abläufe zu viel Zeit kosten.

Mit über 30 Jahren Softwareerfahrung und gezieltem Einsatz von KI entwickle ich Lösungen schneller und kosteneffizienter, als Einzelentwickler aus der Schweiz, mit einem Ansprechpartner statt einer Agenturkette.

Excel-Listen als Datenbank Doppelte Datenerfassung Software von gestern Manuelle Übertragungen Insellösungen ohne Schnittstellen Auswertungen von Hand Prüfberichte von Hand Zettelwirtschaft Kein Zugriff von unterwegs Entwickler nicht mehr erreichbar Systemwechsel mit Altdaten Kundenanfragen per Telefon und Mail

Typische Ausgangslage Kommt Ihnen das bekannt vor?

Fast jedes KMU hat gewachsene Abläufe, die irgendwann funktioniert haben. Meistens ist es eine dieser Ausgangslagen.

Idee & Einstieg

„Ich habe eine Idee, weiss aber nicht, wie ich sie umsetzen soll“

Sie sehen im Alltag ungenutztes Potenzial für digitale Abläufe, Ihnen fehlt jedoch das technische Know-how oder die Zeit für die Umsetzung. Ein erfahrener Sparringspartner hilft Ihnen, die Idee zu strukturieren, zu validieren und in ein konkretes, machbares Softwareprojekt zu verwandeln.

Mit KI wird es jetzt preislich machbar

Früher waren massgeschneiderte Softwarelösungen für kleinere Betriebe oft unerschwinglich. Dank moderner Künstlicher Intelligenz und agiler Entwicklungstools lassen sich Prototypen und Automatisierungen heute in einem Bruchteil der Zeit und zu deutlich geringeren Kosten realisieren.

Ihre Fachabteilung hat eine Idee, aber die IT hat keine Kapazität

Der Nutzen einer kleinen Anwendung ist klar, aber interne Entwickler oder IT-Abteilungen sind mit anderen Projekten ausgelastet. Eine externe Umsetzung kann solche überschaubaren Projekte gezielt realisieren.

Sie möchten zunächst einen Prototypen bauen, bevor Sie gross investieren

Sie wissen noch nicht, ob eine Idee wirklich funktioniert oder von Kunden angenommen wird. Ein funktionierender Prototyp oder MVP kann die Idee mit überschaubarem Aufwand testen, bevor daraus ein grösseres Projekt wird.

Sie brauchen eine kleine Speziallösung – aber keine grosse Standardsoftware

Das Problem ist zu speziell für Standardsoftware, gleichzeitig wäre ein grosses Softwareprojekt überdimensioniert. Genau hier können heute kleine, gezielt entwickelte Webanwendungen wirtschaftlich interessant sein.

Ein bestehender Prozess soll um KI erweitert werden

Sie möchten nicht gleich ein komplettes KI-Projekt starten, sondern einen konkreten Arbeitsschritt verbessern: Dokumente auslesen, Texte klassifizieren, Informationen zusammenfassen, Anfragen vorsortieren oder Daten automatisch erfassen.

Sie möchten eine Zweitmeinung, bevor Sie sich festlegen

Eine Offerte liegt vor, ein Anbieter empfiehlt eine grosse Lösung, oder ein laufendes Projekt kommt nicht voran. Eine unabhängige Einschätzung zeigt, ob Aufwand, Technik und Vorgehen zu Ihrem Betrieb passen – bevor Sie Geld und Zeit binden.

Fehlender mobiler Zugriff für unterwegs

Mitarbeitende im Aussendienst, auf der Baustelle oder im Homeoffice kommen nicht an wichtige Betriebsdaten heran oder müssen Berichte abends im Büro nacherfassen. Eine mobiloptimierte Cloud-Lösung bringt die Geschäftsdaten sicher aufs Smartphone oder Tablet.

Aufwand schätzen: Prototyp / MVP entwickeln Offerte anfragen: Prototyp / MVP entwickeln

Interne Abläufe

Das Excel-Chaos im Betrieb

Wichtige Daten, Kalkulationen oder Projektlisten werden in riesigen Excel-Tabellen gepflegt. Sobald mehrere Personen gleichzeitig darauf zugreifen, kommt es zu Versionskonflikten, Datenverlust oder Fehlern – eine zentrale Webanwendung schafft hier verlässliche Abhilfe.

Medienbrüche und Zettelwirtschaft

Aufträge werden ausgedruckt, von Hand unterschrieben, wieder eingescannt oder per Post verschickt. Diese analogen Zwischenschritte verlangsamen die Prozesse massiv – durchgängig digitale Workflows sparen Zeit und Papier.

Manuelle Routineaufgaben fressen Zeit

Täglich werden dieselben E-Mails weitergeleitet, PDFs manuell umbenannt oder Statusmeldungen händisch aktualisiert. Solche standardisierten Abläufe lassen sich durch clevere Skripte oder KI-Schnittstellen komplett automatisieren, sodass mehr Zeit für das Kerngeschäft bleibt.

Intransparente Projekt- und Auftragsstatus

Niemand weiss auf Anhieb genau, wie weit ein Projekt fortgeschritten ist, wer gerade daran arbeitet oder ob die Deadline gefährdet ist. Ein einfaches, massgeschneidertes Dashboard sorgt für sofortige Transparenz im gesamten Team.

Ein manueller Prüf- oder Freigabeprozess soll digital werden

Prüfungen, Abnahmen und Freigaben erfolgen per Papier, Excel oder E-Mail. Eine Anwendung kann Zuständigkeiten, Prüfschritte, Kommentare, Zeitpunkte und Freigaben nachvollziehbar dokumentieren.

Sie möchten Dokumente automatisch erzeugen

Angebote, Berichte, Protokolle, Zertifikate oder Verträge werden immer wieder aus Daten zusammengesetzt. Eine Anwendung kann diese Dokumente automatisch generieren und als PDF bereitstellen oder versenden.

Auswertungen entstehen jeden Monat von Hand

Für Kennzahlen, Monatsberichte oder Statistiken werden Zahlen aus mehreren Listen zusammenkopiert und neu gerechnet. Eine Anwendung erstellt dieselbe Auswertung auf Knopfdruck, immer nach derselben Regel und mit aktuellen Daten.

In der Fertigung lässt sich nicht nachvollziehen, was wann gemacht wurde

Arbeitsschritte, Prüfwerte und Chargen stehen auf Laufkarten oder in einzelnen Dateien. Bei einer Reklamation beginnt das Suchen. Eine Prozessdatenbank hält jeden Schritt pro Auftrag fest und macht ihn später in Sekunden auffindbar.

Aufwand schätzen: Excel / manuelle Prozesse ablösen Offerte anfragen: Excel / manuelle Prozesse ablösen

Systeme & Daten

Isolierte Insellösungen ohne Datenaustausch

Die Buchhaltung läuft in System A, die Zeiterfassung in System B und das Kundenmanagement in System C. Da die Systeme nicht miteinander sprechen, müssen Daten mühsam doppelt eingetippt werden, was viel Zeit kostet und die Fehlerquote erhöht.

Veraltete Individualsoftware (Legacy-Systeme)

Ein vor Jahren selbst entwickeltes oder speziell angepasstes System läuft zwar noch, lässt sich aber kaum noch erweitern, ist träge oder mit modernen Betriebssystemen inkompatibel. Ein sanftes Redesign oder eine schrittweise Ablösung sichert die Zukunft des Betriebs.

Daten aus verschiedenen Systemen sollen automatisch zusammengeführt werden

Informationen liegen in ERP, CRM, Excel, Datenbanken oder Cloud-Diensten verteilt. Eine individuelle Schnittstelle oder zentrale Anwendung kann diese Daten automatisch zusammenführen und für Mitarbeitende oder Kunden nutzbar machen.

Messwerte werden von Hand zum Prüfbericht

Prüfstände und Messgeräte liefern CSV-, Excel- oder herstellereigene Dateien. Die Werte werden von Hand bereinigt, in Excel ausgewertet und als Tabellen und Diagramme in Word übertragen. Eine individuelle Messsoftware übernimmt die Daten direkt, rechnet nach festen Vorschriften immer gleich und erstellt den standardisierten Prüfbericht – die fachliche Freigabe bleibt bei Ihnen.

Ihre Mitarbeitenden brauchen eine einfache Anwendung statt eines komplexen ERP-Systems

Das vorhandene ERP kann zwar alles – ist für einen konkreten Arbeitsschritt aber zu kompliziert. Eine schlanke Web- oder Mobile-App kann genau die benötigten Funktionen bereitstellen und im Hintergrund mit dem bestehenden System kommunizieren.

Sie benötigen eine mobile App zur Steuerung von Prozessen

Mitarbeitende sollen direkt vor Ort Maschinen, Aufträge, Prüfungen oder andere Prozesse über Smartphone oder Tablet bedienen und dokumentieren können. Eine speziell entwickelte App verbindet die mobile Bedienung mit Ihren bestehenden Daten und Systemen.

Der Entwickler Ihrer Software ist nicht mehr verfügbar

Die Anwendung läuft, aber niemand kann sie mehr anpassen: Der Entwickler ist pensioniert, die Firma gibt es nicht mehr, eine Dokumentation fehlt. Ich arbeite mich in den bestehenden Code ein, dokumentiere ihn und übernehme Wartung und Weiterentwicklung.

Ein Systemwechsel steht an, und die Daten müssen mit

Eine Access- oder MSSQL-Datenbank soll abgelöst werden, die über Jahre gewachsenen Daten dürfen dabei nicht verloren gehen. Eine geplante Migration überführt sie geprüft ins neue System, und der Betrieb läuft bis zur Umstellung weiter.

Aufwand schätzen: Schnittstellen / Systeme verbinden Offerte anfragen: Schnittstellen / Systeme verbinden

Für Ihre Kunden

Sie möchten Ihren Kunden einen digitalen Service anbieten

Ihre Kunden sollen nicht mehr anrufen oder E-Mails schreiben müssen, sondern Informationen abrufen, Anfragen stellen, Daten eingeben oder den Status eines Vorgangs direkt auf Ihrer Webseite verfolgen können. Ein individuelles Kundenportal oder Webservice kann bestehende Abläufe deutlich vereinfachen.

Ihre Kunden sollen Aufträge selbst erfassen können

Bestellungen, Terminwünsche, Konfigurationen oder Serviceanfragen kommen heute per Telefon, E-Mail oder PDF. Ein Self-Service-Portal ermöglicht Kunden, ihre Anliegen direkt strukturiert zu erfassen – inklusive automatischer Weiterverarbeitung.

Sie möchten Ihren Kunden den aktuellen Status zeigen

„Wo ist meine Bestellung?“, „Ist die Reparatur fertig?“ oder „Wie weit ist mein Projekt?“ Solche Fragen verursachen ständig Rückfragen. Ein Kundenportal kann Statusinformationen automatisch und transparent bereitstellen.

Sie benötigen ein digitales Service- oder Wartungsportal

Kunden sollen Störungen melden, Wartungen anfordern, Dokumentationen herunterladen oder Servicefälle verfolgen können. Statt E-Mail-Pingpong entsteht ein klar strukturierter Prozess.

Sie benötigen einen digitalen Konfigurator oder Rechner

Ihre Kunden müssen heute telefonisch beraten werden, weil Produkte, Preise oder Leistungen von vielen Parametern abhängen. Ein Web-Konfigurator kann Varianten berechnen, Angebote vorbereiten oder direkt qualifizierte Anfragen erzeugen.

Sie möchten aus Ihren vorhandenen Daten einen neuen Service machen

Viele Unternehmen verfügen über wertvolle Daten, nutzen sie aber nur intern. Daraus könnten beispielsweise Kunden-Dashboards, Auswertungen, Prognosen, Empfehlungen oder automatische Berichte entstehen.

Aufwand schätzen: Webanwendung entwickeln Offerte anfragen: Webanwendung entwickeln

Trifft eines davon zu, lohnt sich ein Gespräch. Ich schaue mir die Abläufe an und sage Ihnen ehrlich, ob sich eine eigene Lösung rechnet, oder ob eine Standardsoftware der bessere Weg ist.

Was ich anbiete Leistungen

Was daraus wird: von der ersten Analyse Ihrer Abläufe bis zur Lösung, die im Alltag tatsächlich benutzt wird.

Softwareentwicklung

Entwicklung moderner Webanwendungen und APIs, wartbar, skalierbar und auf Ihre Anforderungen zugeschnitten.

Webanwendungen Schnittstellen Backend

Datenbankentwicklung & Migration

Datenbankdesign, Performance-Optimierung und verlässliche Migrationen zwischen verschiedenen Systemen.

Relationale Datenbanken Migration Performance

Analyse bestehender Anwendungen

Systematische Überprüfung Ihrer Softwarelandschaft, mit Identifikation von Schwachstellen und Optimierungspotenzialen.

Codeanalyse Architektur

Modernisierung von Altsystemen

Migration von Legacy-Anwendungen auf moderne Technologien, schrittweise und risikoarm.

Umstrukturierung Altsysteme Modernisierung

IT-Beratung

Strategische Beratung bei IT-Entscheidungen, Technologieauswahl und Systemarchitektur für Ihr Unternehmen.

Technologieauswahl Strategie

Technische Dokumentation

Erstellung verständlicher und praxisnaher Dokumentationen für Systeme, Schnittstellen (APIs) und Geschäftsprozesse.

Dokumentation Prozesse

KI-gestützte Entwicklung

Einsatz moderner KI-Werkzeuge zur Beschleunigung von Analyse, Konzeption und Entwicklung, von der ersten Anforderung bis zum lauffähigen Prototyp.

Prototypen Analyse Automatisierung

Security-Analyse Software

Systematische Sicherheitsprüfung Ihrer Anwendungen, mit Identifikation von Schwachstellen wie SQL-Injection, XSS, unsichere Authentifizierung und Konfigurationslücken.

Schwachstellenanalyse OWASP Datenschutz

Wer bin ich Über mich

Ich unterstütze Unternehmen dabei, bestehende Anwendungen, Datenbanken und Geschäftsprozesse zu analysieren, weiterzuentwickeln und zu modernisieren. Dabei bringe ich über 30 Jahre Erfahrung in Softwareentwicklung, Datenbankarchitektur und mobilen Anwendungen mit und begleite Projekte von der Idee bis zur produktiven Lösung.

Mein Ansatz ist pragmatisch: Ich analysiere bestehende Systeme, erkenne Optimierungspotenziale und entwickle massgeschneiderte Lösungen, klassisch wie auch mit gezieltem Einsatz moderner KI-Werkzeuge für schnellere Ergebnisse.

Agile Arbeitsweisen, die Zusammenarbeit in interdisziplinären Teams sowie der Blick für technische und betriebswirtschaftliche Anforderungen runden mein Profil ab.

30+
Jahre Erfahrung
50+
Projekte
CH
Standort Schweiz
DE/EN
Sprachen

Ausgewählte Praxisbeispiele Referenzen

Nachfolgend einige Beispiele aus meiner praktischen Tätigkeit in den Bereichen Softwareentwicklung, Datenbanken und Prozessdigitalisierung.

🏭
Fertigungssteuerung

Produktionsdatenbank für die Fertigungssteuerung

Ablösung einer bestehenden MSSQL/PHP-Lösung bei der vario-optics ag, Heiden, durch eine Webanwendung, mit der Fertigungsaufträge und Operationspläne vollständig digital gesteuert werden.

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🗄️
Datenbankprojekt

Datenbankmigrierung, Finanzsektor

Migration einer bestehenden Datenbank auf ein modernes System inklusive Datenbereinigung, Testabdeckung und unterbrechungsfreiem Betrieb.

⚡
Webapplikation

Interne Verwaltungsplattform

Entwicklung eines internen Tools zur Verwaltung und Auswertung von Geschäftsprozessen, von der API über die Authentifizierung bis zum Dashboard.

🔄
Digitalisierung

Prozessdigitalisierung, KMU

Analyse und Digitalisierung manueller Arbeitsprozesse in einem KMU: Automatisierung, Schnittstellen zu Drittsystemen und Schulung der Mitarbeitenden.

📱
Mobile-Entwicklung

Mobile-App-Entwicklung, Transportbranche

Weiterentwicklung und Stabilisierung von Android-Apps für den produktiven Einsatz bei über 1.000 Fahrzeugen, mit agilem Entwicklungsprozess, automatisierten Tests und kontinuierlichem Release-Betrieb.

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🌿
Mobile-Entwicklung

Mobcontrol, Digitale Kontrolldaten Landwirtschaft

Mobile Lösung zur digitalen Erfassung von Kontrolldaten für die Landwirtschaft. Die Anwendung wurde in mehreren Schweizer Kantonen eingesetzt und unterstützte die Ablösung papierbasierter Prozesse.

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🎨
Mobile-Entwicklung

Caparol, Android App Farbenbranche

Entwicklung und Weiterentwicklung einer Android App für ein internationales Unternehmen der Farbenbranche mit Produktinformationen, Broschüren, Shopfinder und weiteren mobilen Funktionen.

Details ansehen →

Neu erschienen Bücher

Buchcover: Softwareentwicklung mit KI-Agenten

Softwareentwicklung mit KI-Agenten

Wie Sie Bestandssoftware sicher modernisieren: mit Regelwerk, Umfangsvertrag und Definition of Done

KI-Agenten können Softwareentwicklung erheblich beschleunigen. Ohne klare Vorgaben können sie jedoch ebenso schnell unerwünschte Änderungen, technische Schulden und schwer prüfbaren Code erzeugen. Dieses Buch zeigt, wie sich KI-gestützte Softwareentwicklung professionell organisieren lässt.

Im Mittelpunkt steht eine umfassende Entwicklungsrichtlinie, die als verbindliches Briefing für Menschen und KI-Agenten dient: Sie legt fest, wie Änderungen geplant, begrenzt, umgesetzt, geprüft und dokumentiert werden. Behandelt werden unter anderem die sichere Modernisierung gewachsener Bestandssoftware, der Umgang mit technischen Schulden, Architektur, Codequalität, Datenbanken und Sicherheit sowie Tests, Reviews, CI/CD und eine nachvollziehbare Definition of Done.

Das Buch richtet sich an Softwareentwicklerinnen und Softwareentwickler, technische Verantwortliche, Product Owner und Plattformteams. KI wird dabei nicht als Ersatz für professionelle Softwareentwicklung verstanden, sondern als leistungsfähiges Werkzeug innerhalb klarer Grenzen.

Der Mensch entscheidet. Die KI unterstützt.

Aus der Praxis Fachbeiträge

Erfahrungen und Einordnungen zu Individualsoftware, Prozessdigitalisierung und Softwareentwicklung mit KI-Agenten.

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