Excel und manuelle Prozesse ablösen – Beispiel aus der Praxis

Viele Prozesse in Unternehmen beginnen mit Excel.

Und das ist zunächst völlig sinnvoll.

Excel ist verfügbar, flexibel und schnell angepasst.

Das Problem entsteht erst später.

Wenn aus einer Tabelle ein System wird

Mit der Zeit kommen neue Anforderungen hinzu:

• mehrere Benutzer
• Freigaben
• unterschiedliche Versionen
• Historie
• Berechtigungen
• Auswertungen
• Schnittstellen
• automatische Abläufe

Irgendwann ist die Excel-Datei keine einfache Tabelle mehr.

Sie ist faktisch eine Anwendung geworden.

Nur ohne die Strukturen einer richtigen Anwendung.

Typische Warnzeichen

Eine Ablösung kann sinnvoll sein, wenn:

• Dateien ständig kopiert werden
• unklar ist, welche Version aktuell ist
• mehrere Personen gleichzeitig arbeiten
• Formeln kaum noch verständlich sind
• Änderungen nachvollziehbar sein müssen
• Daten mehrfach gepflegt werden
• manuelle Übertragungen notwendig sind

Vom Prozess zur Anwendung

Der erste Schritt sollte trotzdem nicht lauten:

Wir ersetzen Excel.

Sondern:

Welchen Prozess bildet Excel heute eigentlich ab?

Danach kann entschieden werden, welche Lösung sinnvoll ist.

Oft reicht bereits eine kleine Webanwendung mit Datenbank.

Damit entstehen:

• zentrale Datenhaltung
• klare Benutzeroberflächen
• nachvollziehbare Änderungen
• definierte Prozesse
• automatische Auswertungen

Excel ist häufig ein hervorragender Anfang.

Aber nicht jeder Prozess sollte dauerhaft darin bleiben.